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财务共享中心RPA应用案例分享

整理:银穗集团 阅读:183 时间:2021/05/28

RPA(机器人流程自动化)是一种软件技术应用,旨在实现业务标准的、重复的流程自动化。使用RPA工具,“机器人”事先配置好的应用程序,处理事务流程,比如:处理数据、触发响应、通知等。RPA场景应用范围非常广泛,在财务、税务、物流、人资、IT都有应用案例。


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那我们来看看RPA究竟解决什么问题和有哪些优势呢?首先,RPA是基于计算机操作系统的工作桌面,自动识别UI、完成预先设定的工作流程的软件机器人。它通过模仿人的方式,执行一系列的业务流程,自动操作整个业务流程。通过用软件的方式代替人力,RPA可完成大量重复性的手工操作。它可以全年无间隙7*24h*365d工作,提供流程效率和质量,相当于人工3-15倍的工作效率。同时由于RPA的是非侵入式开发,开发周期会比较短,单一流程交付仅需2-6周。由于RPA在运行阶段所有的步骤都可追溯,从企业流程的合规性和安全性上都有保障。


传统的IT信息化解决的是数据流转问题,以前由线下的台账转到线上并通过流程逻辑设计到完成业务流程。但是具体的业务,比如数据录入、系统操作或者数据下载都不能完全在一个平台完成,还需要大量的机械手工操作。我们认为RPA和AI的结合扩展了自动化应用的范围,它将在当前不适用范围内的跨平台操作或者手动操作也变得可行。比如, ERP系统、分析工具、Excel、Outlook,都可以和PRA做互动去读取数据、计算数据、输出数据等。RPA提供了收集整理数据、验证分析数据、记录、计算决策和产出、协调和管理、传输和交流、生成报表七大能力。


企业 RPA 应用现状研究


北美咨询公司Futurum的分析报告表明,截止2019年到2020年为止,在北美有超过50%的企业已部署或者正在准备部署RPA、IPA、AI等自动化解决方案。RPA应用最多的行业是银行、保险、金融、Telecom和媒体,其中85%的银行与金融行业已将RPA、IPA用于日常工作中。到目前为止,RPA的部署主要应用在内部业务,但是从2020年开始转向面向客户的业务,如客户服务、销售、客户体验等。在已部署RPA的企业中,多数人认为RPA是创造价值的工具而不会替代员工的岗位。在已部署RPA的企业中,应用较多的业务流程是数据分析、IT部门、库存管理、数据管理、物流管理;其次是人力资源、市场营销、销售管理、客服等。在部署成功的公司中,超过一半的公司认为RPA 提高了业务的生产效率、减少了人为错误并帮助员工节省大量时间。


RPA是什么时候进入中国市场的呢?2014年德勤引入小勤人的概念,开始在中国真正萌芽。2017年-2022年,预估RPA中国市场将有60%以上的增长率。现在来看,2018年中国市场应用RPA最广泛的几个行业,其实和国外非常相似,也是银行、金融和保险这三个行业,大概占50%左右。


RPA未来的趋势有哪些呢?Gartner2019年曾对RPA趋势进行分析,从市场维度来看,2024年它会达到一个八十七亿美元的市场价值。从技术应用来看,第一,RPA会部署到更多的主要流程中,这从2020年的分析报告数据也表明,更多会在市场营销和销售管理的流程中部署RPA。第二,RPA的市场会创造很多工作机会。在已部署RPA的企业中,多数人认为RPA是创造价值的工具而不会替代员工的岗位。根据一家机构的研究,北美2010年至2015年期间部署了6万台机器人,并创造的就业机会为2-3万。第三,RPA的未来趋势会和其它技术融合,数据表明北美超过50%企业已经部署RPA的解决方案, 同样中国公司采用RPA方案的企业和行业也越来越多。RPA与其他自动化工具一起使用时,可以看到RPA工具得到了更大的扩展。第四,未来会有更多的人机融合场景,RPA作为新一代的数字员工,将看到有人值守机器人的采用率大幅增加。第五, RPA的整体部署会加快,预计2024年全球会有超过80%的企业以不同的方式部署RPA解决方案。


成功引入RPA的关键要素


无缝集成、高扩展性、确保的投资回报率是企业投资RPA的动力,然而我们在实施过程中不可避免会面临不少的挑战。企业在引入RPA的过程中会遇到一些问题,比如无法自动化端到端流程、缺乏业务所需的支持和适当的团队、错误识别自动化的流程、项目交付期望模糊、运维工作量大等。


机器人自动化项目的实施关键是什么呢?由于机器人项目具有自己本身的特点,所以我们应从流程选择、流程再造、项目实施计划等多方面管理RPA的项目。在整个项目周期里,我们还要注意风险的管控,变更的管理,还有质量的管理,他们是整个项目的成功的驱动。


首先,我们如何挖掘流程和选择流程?RPA流程自动化策略中,大家可以从以下维度进行分析。首先从系统维度,分为对内和对外系统,这是针对没有办法通过API打通或系统集成方式完成的自动。从人员维度,存在本地或外地、组织内和组织外权限的问题,如果没有办法完全做到数据互通,我们可以考虑一下采用RPA。从业务或流程维度来看,我们可以考虑人为操作易出错的流程、高频和高量的流程、非正规劳动力或可外包的流程、或者需要及时响应的流程等,以此借助RPA来实现。


在选择好流程后,我们需要做需求优先级的排序。通常我们会考虑项目收益和实施成本两个方面,对于RPA项目的收益来说,通常是工作效率、质量等,我们可以根据流程耗费时间、业务频率、出错率、业务量峰值和低谷等方面进行实际收益评估。


对于实施成本来说,我们可以根据流程稳定性、系统稳定性、复杂性和异常(输入、流程标准、输出)、流程连续性等方面评估成本。最后,我们把两个维度数据结合起来判断实施过程中需求优先级排序问题。最后,也是最重要的部分,不是所有的RPA实施都是按照现在的流程实施,我们需要优化和重塑流程,提高自动化的比例。可以通过调整流程操作步骤的顺序、调整流程频率或者时间、变更流程操作中循环的方式和标准化流程输入数据源等去做流程的优化。


请注意,在整个过程中,如果说我们的流程存在经常改变业务规则(新的流程)、或者需要大量的人为干预、或者已经在IT自动化项目规划的时候,这样的情况不适合实施RPA项目。


RPA的实施不管是用六西格玛的DIMAC还是项目管理的5D的实施方法,其实大部分单一流程场景的实施都不会超过2个月。首先需要了解RPA场景需求及调研,调研梳理实际的业务操作流程,了解业务流程涉及的系统情况以及数据流向、处理规则等。其次,进行RPA可行性评估,对业务流程可行性、业务流程复杂度、ROI等因素进行分析。第三,进行流程设计,设计机器人运行的整体流程、详细分解流程,充分考虑容错、循环等机制。第四,进行场景配置。配置机器人运行环境、流程场景,对机器人流程进行稳定性、压力、容错等场景测试。最后,进行交付实验。配置实际环境下机器人的权限、策略等,交付客户测试机器人运行流程等。


RPA项目实施其实包含三部分内容。首先,RPA产品本身是一个软件,需要去安装、实施和部署。其次,项目实施投入,它是基于已有应用流程按照人天来部署实施。最后,它在部署时候有两种形式,一种有人值守,一种无人值守,部署在笔记本、台式机、服务器和虚拟机上面。


RPA在实施过程中的一些管理和规范,有六点需要关注的地方。


1、框架设计


整体设计框架我们需要考虑需求衔接、参数配置、风控与回滚机制、结构化开发、新需求承接、维护和纠错等因素,不仅仅考虑到业务流程的实现和稳定,还要考虑未来的可延展性和变更。


2、开发规范


未来确保项目的顺利落地和后期运维的便利性,实施团队需要设立一套开发规范与标准,从注释、日志、排版、目录、版本、命名等多个维度出发,应用在整个项目进行中,从而提高项目效率和质量。


3、机器人效率


机器人原则上是可以24小时地不停工作,但就目前几乎没有企业能充分利用自己的机器人。从机器人的设计、调度、和通用性上,我们可以考虑跨流程甚至跨部门的去试用机器人,最大化利用RPA的能力,并且降低了License成本投入。


4、通用代码


大多数公司的基本流程(如支付发票)在高层次上都是类似的,因此在类似流程中实施RPA可以用预编程流程软件,有助于简化开发并减少定制需求。我们还可以对流程进行拆分和分类,把业务流程中常见的操作和动作封装成一个个组件,并建立企业的RPA 代码库进行统一管理。从而允许企业内部团队基于代码库快速完成业务流程的开发,让熟悉业务流程的业务团队自行发挥,打造属于自己的机器人。


5、质量保障


RPA作为商业中的自动化流程,应该具备自我检查的程序。由于Bot在整个过程中会自动完成流程,如果没有及时发现错误,可能会出现严重问题。在整个方案设计的过程中,我们可以通过两种方式来自查:历史参照。通过对关键节点数据源的纵向分析,得出此数据的可能范围,并设阈值预警;多数据源对比。通过对比不止一处的信息源,来确定数据是否取得正确。


6、安全


在整个RPA的设计和开发环节中,我们需要考虑参数配置安全、信息存储安全、信息传输安全、网络端口与访问安全、物理环境安全(Ukey集中器)、日志安全、代码安全、账号密码试用和储存的安全等问题,来保证RPA实际运行过程中的安全性。


最后风险管理和质量保证是贯穿RPA项目生命周期中非常重要的两个部分,在风险管理方面,我们需要进行风险分析和风险控制预判,在项目每个阶段对功能风险、运营风险、执行风险、变更风险、技术风险等做分析和控制。质量管理主要是针对项目上线后的质量保证和控制,会在分析、设计、和上线阶段做FMEA的管理。


财务共享RPA案列分享


案例1:银企对账


财务共享-资金部门每月结账前需要分别从银行网银系统A和公司的业务系统读取/下载银行上月流水信息,根据金额核对账户余额和流程,生成余额调节表。公司集团有千个账户,每个账户处理时间9-10分钟;但是由于结账周期短,资金部门人手等问题,目前每月并没有实现对账,存在很大的资金风险。


通过实施机器人流程,实现了定时自动登录银行网银系统和金蝶系统下载流程,通过比对流水的明细金额、余额等信息生成余额调节表,在余额对不上的情况会发邮件通知资金部同事做线下核对工作。


效果收益:从平均处理9-10分钟处理一个账户降低为2-2.5分钟,效率提升70-80%。由原来的无人核对的信息,实现100%账户核对。达到监控账户风险,提升业务系统自动化水平的目的。


案例2:银行回单下载和信息录入


问题1:财务共享-资金部门由于系统实现了部分的银企直连,回单的信息可以直接录入到金蝶系统。但由于系统对接不能完全一一对应,部分信息需要手动补齐。这个过程中需要1-2个员工每天对实现银企直连的账户核查没有录入的信息再手动录入;对没有实现银企直连的账户手动录入所有信息。


问题2:同样是财务共享-资金部门对应回单需要存档为后续审计用,但是下载回单量大,这个事情基本没有完成。


通过实施机器人流程,实现了每天定时自动登录银行网银系统下载银行回单,并按照规定的格式命名并保证。自动按照需求读取需要录入金蝶系统的字段,整理好Excel的格式,批量导入系统。


效果收益:使用RPA技术后减少了机械的手动录入工作,节省资金部门2个人的时间。


案例3:回单自动提供和应答系统


业务部门在对外的报销或付款的流程中需要提供凭证,财务共享-资金部门每天会收到不同部门的电话询问报销的情况,并需要不定时登录网络下载回单再邮件给需要的人。这个过程纯线下或者电话微信沟通,整个过程沟通量大并会打断现有工作。


通过实施机器人流程,业务人员邮件到公共邮件需要提供银行汇款回单信息,机器人通过不定时读取邮件关键信息到公有盘读取下载的回单,并自动把回单放到邮件中反馈给业务。


使用RPA技术后响应更及时,处理时长缩短,达到了节约人力,提升业务系统自动化水平的目的。


效果收益:使用RPA技术后,整个流程在及时性和响应率方面得到提升。


案例4:线下手动报表准备和整理工作


财务共享中心的核算部每月/季度都有很多手动报表需要维护和处理,其中包括固定资产改良表、手动报表、报表合并等,这些报表按照不同的主体需要拆分发给不同的负责人。报表的里面数据多需要从不同系统里面摘取或核对,报表整理工作繁杂容易出现人为错误。


后期我们安排机器人在固定的周期定期导出报表的模板,核对相应的内容,按照需求拆分并自动发邮件给相应的领导。整个过程不需要人的干预,按照逻辑设定好后不会出现错误。


案例5:第三方平台对账


财务的同事需要每天到多个第三方平台下载对账单,下载完成后需要合并信息到SAP的模板,再手动整理Excel表格批量导入到SAP系统,最后手动到SAP系统操作收款核销动作。


通过实施机器人流程,实现了每天定时自动登录各个平台下载对账单,整理好Excel导入的模板和格式,批量导入SAP系统并按照规则核销。不能核销的收款,邮件通知财务人员线下核对。


效果收益:使用RPA技术后响应更及时,达到了节约人力,提升业务系统自动化水平的目的。


其实,不管财务还是非财务,RPA比较适用于数据量比较大、规则明确的流程。对内它可以实现多个系统之间的数据采集、维护报表的准备。对外尤其是不开放数据接口的系统,如税务局、客户、供应商,我们可以用RPA来实现数据采集、数据对账或者通知的动作。



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PS:本文转载自元年科技




银穗财税服务集团


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银穗财税集团成立于1999年,是专业财税外包服务机构,也是目前新疆唯一家综合财税外包服务集团。“国家中小企业公共服务示范平台”,新疆股权交易中心精选层挂牌企业,企业代码:650088。公司成立20年以来,专注于中小企业的财务外包、税务代理、审计评估、会计培训、就业辅导、云计算服务、知识产权、财税数智化转型等财税服务。


银穗坚持“用心服务,为客户创造价值”为服务理念,于2020年启动“数字化赋能中小企业项目”,牵手“元年科技”和“艺赛旗RPA”等国内著名科技公司,并引入“业财税一体化”和“RPA流程自动化”等数智技术,协助新疆中小企业实现数字化、智能化转型。




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